Procédure d'attribution

Avant de procéder à un achat, Elia évalue la meilleure manière d’attribuer le marché à un fournisseur donné.

Suivant le type, la récurrence et l'importance du marché considéré, la procédure d’attribution est plus ou moins complexe.
Ainsi, les achats peuvent se réaliser de deux manières :

  • S’il s’agit d’un achat ponctuel, on effectue un appel d'offres simple qui aboutit à une commande standard.
  • S’il s’agit d’un achat récurrent, un accord-cadre ou un contrat à long terme qui définit les conditions commerciales de la prestation est conclu avec le fournisseur. Ensuite, à mesure que les besoins apparaissent, un appel est fait sur cet accord-cadre.

Dans certains cas, le seul critère d’attribution d’une commande à un fournisseur donné est le prix. Mais, la plupart du temps, différents critères interviennent dans le choix du fournisseur. Ainsi, pour permettre d’attribuer les projets en tenant compte de plusieurs critères, un modèle de TCO (total cost of ownership) a été établi : des critères d'attribution ont été définis et une importance relative (pondération) leur a été attribuée.

Les critères de coûts retenus peuvent être les suivants :

  • coûts d'acquisition (étude, spécification, négociations, conclusion contrat, prix d'achat, etc.) ; 
  • coûts de réception (réception, facturation, paiement, contrôle, etc.) ; 
  • coûts pour la possession de biens (stockage, taxes, etc.) ; 
  • coûts d'utilisation (coûts d'installation, coûts d'exploitation et pertes, approvisionnement en énergie, entretien, formation, coûts des problèmes de qualité et de sécurité, coûts de mise hors service, etc.) ; 
  • coûts d’élimination (déchets, coûts environnementaux, etc.).

En plus des critères de coûts, des critères de qualité et de sécurité sont également introduits pour l'évaluation du dossier d'achat.

Ces critères sont spécifiques à chaque dossier et peuvent varier considérablement d’un appel d’offres à l’autre.