Toekenningsprocedure

Alvorens tot een aankoop over te gaan, bepaalt Elia welke de beste manier is om de opdracht aan een bepaalde leverancier toe te kennen.

Het soort opdracht, het al dan niet vaak terugkeren en de omvang van de opdracht bepalen de complexiteit van de toekenningsprocedure.

Aankopen kunnen op twee manieren plaatsvinden:

  • Als het om een eenmalige aankoop gaat, plaatst de aankoopdienst een eenvoudige aanbesteding die resulteert in een standaardbestelling.
  • Als het om een terugkerende aankoop gaat, sluit de aankoopdienst een kaderovereenkomst of een langetermijncontract met de leverancier af waarin de commerciële voorwaarden van de te leveren dienst worden bepaald. Als de aanvrager van een dienst op een bepaald ogenblik de dienst nodig heeft, plaatst hij een afroeporder op deze kaderovereenkomst.

In sommige gevallen is de prijs het enige criterium om een bestelling aan een bepaalde leverancier toe te kennen. In de meeste gevallen wordt de leverancier echter op basis van verscheidene criteria gekozen. Zo werd een TCO-model (‘total cost of ownership’) opgesteld om projecten te kunnen toekennen rekening houdend met verscheidene criteria: er werden toekenningscriteria gedefinieerd waaraan een relatief belang (weging) werd toegekend.

De volgende kostencriteria kunnen in aanmerking worden genomen:

  • aankoopkosten (studie, specificatie, onderhandelingen, afsluiting van het contract, aankoopprijs, ...);
  • ontvangstkosten (ontvangst, facturatie, betaling, controle, …);
  • kosten voor het bezitten van goederen (opslag, belastingen, ...);
  • gebruikskosten (installatiekosten, exploitatiekosten en -verliezen, energiebevoorrading, onderhoud, opleiding, kosten van kwaliteits- en veiligheidsproblemen, kosten voor buitendienststelling, ...);
  • eliminatiekosten (afval, milieukosten, ...).

Behalve de kostencriteria worden ook kwaliteits- en veiligheidskosten in aanmerking genomen voor de beoordeling van een aankoopdossier.

Deze criteria zijn specifiek voor ieder dossier en kunnen aanzienlijk verschillen van de ene aanbesteding tot de andere.