Infos et outils fournisseurs

Conditions générales et particulières

Conditions d'achat

Veuillez prendre connaissance de nos conditions ci-dessous. Le groupe Elia effectuera certains achats spécifiques au niveau du Groupe, tandis que d'autres resteront au niveau local.

Les conditions d'achat qui s'appliquent à vous en tant que Fournisseur sont déterminées par accord contractuel. La présente page a pour seul objectif de familiariser ses visiteurs avec un aperçu de nos conditions d'achat.

Pour toute question relative à nos conditions, veuillez contacter votre interlocuteur habituel au sein du département Purchasing. 

Principes

Les conditions d'achat qui s'appliquent à vous en tant que Fournisseur sont déterminées par accord contractuel. Différentes conditions d’achat s’appliquent selon les critères suivants :

• Catégorie d’achat
  Le type de fournitures, services ou travaux livrés
• Valeur de l’achat
  Si la valeur du contrat/bon de commande (BC) reste inférieure à 100 k€, Elia se réserve le droit d’appliquer la version courte des conditions générales d’achat (CGA) et des conditions particulières d’achat (CPA). 
• Date de votre contrat/BC
  Selon votre contrat/BC, la version actuelle ou l’une des anciennes versions des conditions s’applique. Veuillez noter que les conditions applicables au contrat principal s’appliquent à toutes les commandes subséquentes liées à ce contrat.

Catégories d’achat IT, Travaux, Works, Matériaux Électriques et and Services

Pour les achats de chacune des catégories d’approvisionnement IT, Travaux, et Matériaux Électriques (valeur du BC ≥ 100 k€), nous avons rédigé des versions adaptées des conditions d’achat. Pour les plus petits achats (valeur du BC < 100 k€) dans ces catégories d’approvisionnement, nous avons rédigé une version courte de nos conditions d’achat. 

En fonction du type d'achats effectués par le département Services, l'acheteur peut choisir si les conditions d'achat (et si oui, lesquelles) s'appliquent ou si un contrat autonome doit être conclu. 

Les clauses entre [crochets] indiquent les dispositions qui se rapportent expressément aux services d'installation. La question de savoir si ces services font partie du contrat/de l'OP dans chaque cas individuel est déterminée par l'accord contractuel respectif.

* Sauf indication contraire, cette version linguistique prévaut en cas de divergences entre les versions dans les différentes langues. Pour la version courte, la version dans la langue nationale qui prévaut est indiquée sur le BC/contrat. Cf. clause 1 des GPC pertinentes.

Catégories d’achat Services Auxiliaires et Pertes du réseau, Réserve stratégique, Externes (contracting), Externes Freelance (contracting)

Les conditions d’achat suivantes s’appliquent aux Services Auxiliaires et Pertes du réseau, Réserves stratégiques, Externes (contracting) et Externes Freelance (contracting).

Conditions d’achat antérieures

Conditions d'achat pour l’IT et les Matériaux Électriques de juillet 2021 à février 2022

Toutes les autres versions précédentes des conditions d'achat peuvent être trouvées ci-dessous :

Ariba Network

La facturation électronique en Belgique en 2026

À partir du 1er janvier 2026, il sera légalement obligatoire en Belgique pour le B2B d'envoyer des factures en format EN16931 (format basé sur la plateforme Peppol) aux entreprises belges assujetties à la TVA. Cela signifie que l'envoi d'une facture PDF par email ne sera plus conforme. L'impact sur vous variera en fonction de l'outil que vous utilisez pour la facturation (Ariba Business Network vs un autre outil).

Pour les fournisseurs belges sur Ariba ?

Si, comme la majorité de nos fournisseurs, vous travaillez avec nous via Ariba Business Network, vous ne serez pas impacté par ces changements et votre façon de travailler restera la même. En effet, SAP Business Network (Ariba) fait le nécessaire pour être prêt d'ici le 1er janvier 2026 afin que vous puissiez envoyer des factures au format EN16931.

Nous vous encourageons à continuer à travailler sur Ariba pour la facturation, car cela serait très bénéfique à la fois pour vous et pour Elia. Ariba assure la qualité des données, la génération automatique de la Service Entry Sheet, l'enregistrement automatique des factures, et des notifications sur le statut pour savoir en temps réel si la facture est envoyée, approuvée, rejetée ou payée. Cela réduit le temps de traitement de la facture. Si vous souhaitez tout de même vous éloigner d'Ariba pour la partie facturation, vous devrez continuer à utiliser Ariba pour la suite du processus (confirmation du Bon de commande et pour la création de la Service Entry Sheet).

Pour les fournisseurs belges qui ne sont pas sur Ariba ?

Afin d'envoyer une facture dans le bon format EN16931, vous devrez utiliser une plateforme, telle que Peppol, qui est conforme à ce format. Vous pouvez également passer à Ariba (voir les avantages dans le paragraphe ci-dessus). Si vous souhaitez en savoir plus sur cette plateforme et que vous souhaitez l'utiliser, vous pouvez ariba.suppliers@elia.be contacter ou purchasing.support@elia.be.

En ce qui concerne Peppol, nous vous informons que les entités d'Elia seront prêtes à recevoir vos factures au format EN16931 pour le 1^er janvier 2026. Nous serons LIVE sur Peppol d'ici la fin du mois de novembre et nous vous enverrons à ce moment-là une communication détaillée avec les instructions concernant le nouveau processus de facturation ainsi que les entités d'Elia concernées.

Informations complémentaires

Pour plus d'informations et des conseils détaillés, nous vous recommandons de consulter :

• Portail de facturation électronique du gouvernement belge : L’e-facturation à la portée de tous - e-facture
• la section FAQ FAQ - e-facture
• Peppol Site officiel : https://peppol.org

Si vous avez d'autres questions à ce sujet, n'hésitez pas à contacter collection_ap@elia.be (équipe Comptabilité) ou purchasing.support@elia.be (équipe Support Achats).

E-Sourcing (Ariba)

E-Sourcing est utilisé par Elia pour organiser notre processus d'approvisionnement. Plus particulièrement, la plate-forme E-Sourcing permet à Elia d’organiser des événements d'approvisionnement tels que :

• des procédures de sélection (Requests For Information)
• ou des appels d’offre (Requests For Proposal). 

L’outil E-Sourcing donne la possibilité aux fournisseurs de se proposer comme candidat pour faire des affaires avec Elia d’une façon juste.

Outil REFIN

Pour faciliter la procédure de facturation, Elia a développé des outils destinés aux fournisseurs qui leur permettent de rentrer des demandes de facturation électroniques.