Informatie en tools voor leveranciers
Elia stelt alles in het werk om de aankoop- en factureringprocedure te vergemakkelijken en zijn leveranciers goed te informeren.
Algemene en Specifieke Aankoopvoorwaarden
Aankoopvoorwaarden
Hieronder vindt u onze voorwaarden. Elia Group zal bepaalde specifieke activiteiten aankopen op Groepsniveau, en andere op lokaal niveau.
Welke Aankoopvoorwaarden voor u als Leverancier van toepassing zijn, wordt bepaald door contractuele overeenkomst. Deze pagina heeft enkel tot doel om u als bezoeker een overzicht te geven van onze aankoopvoorwaarden.
Voor vragen over onze voorwaarden kunt u contact opnemen met uw gebruikelijke contactpersoon binnen de aankoopafdeling.
Principes
Welke Aankoopvoorwaarden voor u als Leverancier van toepassing zijn, wordt bepaald door contractuele overeenkomst. Er gelden verschillende aankoopvoorwaarden afhankelijk van de volgende criteria:
- Sourcingcategorie
Het geleverde type leveringen, diensten of prestaties
- Waarde van de aankoop
Als de waarde van het contract/de bestelbon lager is dan € 100.000, behoudt Elia zich het recht voor om de korte versie van de Algemene Aankoopvoorwaarden (AAV) en de Specifieke Aankoopvoorwaarden (SAV) toe te passen. - Datum van uw contract/bestelbon
Afhankelijk van uw contract/bestelbon geldt de huidige of een van de oudere versies van de voorwaarden. De voorwaarden die van toepassing zijn voor het hoofdcontract ook van toepassing zijn voor alle aan dit contract gekoppelde afroeporders.
Sourcingcategorieën IT, Werkzaamheden, Elektrische apparatuur en Diensten
Voor aankopen bij elk van de sourcingcategorieën (IT, Werkzaamheden, en Elektrische apparatuur (waarde bestelbon ≥ € 100.000)) hebben we aangepaste versies van de aankoopvoorwaarden opgesteld. Voor kleinere aankopen (waarde bestelbon < € 100.000) uit deze sourcingcategorieën hebben we een Korte versie van onze aankoopvoorwaarden opgesteld.
Afhankelijk van de aankoopcategorie dat door het departement Services wordt besteld, behoudt de aankoper zich het recht voor te beslissen of de aankoopvoorwaarden (en zo ja, welke set) worden toegepast, dan wel of een afzonderlijk contract wordt gesloten.
Clausules tussen [vierkante haken] geven bepalingen aan die uitdrukkelijk betrekking hebben op installatiediensten. Of dergelijke diensten in elk afzonderlijk geval deel uitmaken van het contract/de bestelling, wordt bepaald door de respectieve contractuele overeenkomst.
* Tenzij anders aangegeven, prevaleert deze taalversie bij discrepanties tussen de taalversies. Voor de Korte Versie wordt de prevalerende nationale taalversie vermeld op de bestelbon/het contract. Zie clausule 1.1 van de desbetreffende Algemene Aankoopvoorwaarden.
Sourcingcategorieën Ondersteunende diensten en Netverliezen, Strategische reserves, Externe partijen (contracting), Externe partijen freelance (contracting)
Voor Ondersteunende diensten en Netverliezen, Strategische reserves, Externe partijen (freelance) (contracting) gelden de volgende aankoopvoorwaarden.
| Strategische reserves | Algemene voorwaarden - Strategische reserves v 06/06/2014 | EN | NL | FR |
| Ondersteunende diensten en netverliezen | Algemene voorwaarden - Ondersteunende diensten en netverliezen v 13/05/2013 | EN | NL | FR |
| Externen (contracting) | Algemene aankoopvoorwaarden Externen (contracting) - v 16/07/2019 | EN | NL | FR |
| Externen freelance (contracting) | Algemene aankoopvoorwaarden Externen Freelance (contracting) v 16/07/2019 | EN | NL | FR |
Eerdere aankoopvoorwaarden
Ariba Network
E-facturatie in België in 2026
Vanaf 1 januari 2026 zal het in België wettelijk verplicht zijn voor B2B om facturen te sturen naar Belgische btw-plichtige bedrijven in het formaat EN16931 (formaat gebaseerd op het Peppol-netwerk). Dit betekent dat het versturen van een PDF-factuur per e-mail niet meer voldoende is. De impact op u is afhankelijk van de tool die u voor facturering gebruikt (Ariba Business Network vs een andere tool).
Voor Belgische leveranciers op Ariba?
Als u, zoals de meeste van onze leveranciers, met ons samenwerkt via het Ariba Business Network, zal deze wijziging geen invloed hebben op de manier waarop we facturen uitwisselen op Ariba Business Network. SAP Business Network (Ariba) werkt eraan om zich tegen 1 januari 2026 voor te bereiden, zodat u facturen in het EN16931 formaat kunt versturen.
We raden u aan om in de toekomst met Ariba te blijven samenwerken voor de facturatie, want daar hebben zowel u als Elia veel baat bij. Ariba zorgt voor de kwaliteit van de gegevens, het automatisch genereren van het Service Entry Sheet, het automatisch boeken van de facturen, en statusmeldingen zodat u in realtime weet of uw facturen zijn verzonden, goedgekeurd, afgewezen of betaald. Dit verkort de verwerkingstijd van de factuur. Als u Ariba toch wilt verlaten voor het factureringsgedeelte, moet u Ariba blijven gebruiken voor de rest van het proces (bevestiging van de inkooporder en voor het maken van het Service Entry Sheet).
Voor Belgische leveranciers die niet op Ariba staan?
Om een factuur in het juiste formaat EN16931 te versturen, zal u een platform moeten gebruiken, zoals Peppol, dat compatibel is met dit formaat. U kunt ook overstappen naar Ariba (zie voordelen in de paragraaf hierboven). Als u meer wilt weten over dit platform en er gebruik van wilt maken, kunt u contact opnemen met ariba.suppliers@elia.be of met purchasing.support@elia.be.
Wat Peppol betreft, willen wij u meedelen dat de entiteiten van Elia klaar zullen zijn om uw facturen in EN16931 formaat te ontvangen voor 1 januari 2026. Wij gaan LIVE eind november op Peppol. Op dat moment ontvangt u van ons een gedetailleerde communicatie met instructies over het nieuwe facturatieproces en de betrokken entiteiten van Elia.
Aanvullende informatie
Indien u meer informatie of handleiding in verband met e-invoicing zoekt of wenst raden wij u ondertaande websites voor:
- Het e-facturatieportaal van de Belgische overheid: e-facturering binnen ieders bereik - e-factuur
- de FAQ rubriek FAQ - e-factuur
- Peppol Officiële website: https://peppol.org
Aarzel niet om contact op te nemen indien u nog vragen had over e-invoicing. U kan ons hiervoor bereiken per mail : collection_ap@elia.be (Account Payable team) of purchasing.support@elia.be (Purchasing Support team).
E-Sourcing (Ariba)
E-sourcing wordt door Elia gebruikt om het aankoopproces op te volgen. Meer bepaald, zal een E-sourcing platform gebruikt worden om stappen in het aankoopproces zoals selectieprocedures (Requests For Information) en offerteaanvragen (Requests For Proposal) te organiseren. Het E-sourcing platform biedt leveranciers de mogelijkheid om op een eerlijke manier deel te nemen aan het mededingingsproces bij Elia.
De REFIN-tool
Om de factureringprocedure te vergemakkelijken heeft Elia tools ontwikkeld waarmee de leveranciers elektronische facturatie-aanvragen kunnen indienen.
