Online privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Elia Transmission Belgium NV, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel aan de Keizerslaan 20, 1000 Brussel, België, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0731.852.231.

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming op hetzelfde adres als hierboven of per e-mail op privacy@elia.be.

Afhankelijk van de aard van uw relatie met Elia kunnen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks of onrechtstreeks verzamelen op verschillende manieren:

• In verband met en tijdens commerciële, contractuele en precontractuele betrekkingen met de betrokkenen;
• Wanneer wij diensten verlenen;
• Tijdens onze open en transparante dialogen met onze aandeelhouders en onze contacten/relaties met de stakeholders;
• Wanneer de persoonsgegevens rechtstreeks door u worden verstrekt of met uw toestemming worden verzameld (bv. wanneer u zich abonneert op de nieuwsbrief van Elia);
• Wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, post, bericht, onlineformulieren of op enige andere wijze;
• Wanneer u onze website bezoekt: https://www.elia.be (hierna: de “website”).

We kunnen ook informatie verzamelen op websites van derden (bv. LinkedIn wanneer u bij ons solliciteert). Tot slot verzamelen we ook informatie die we uit andere bronnen krijgen. Soms werken we nauw samen met derden (waaronder commerciële partners, subcontractors van technische diensten) die informatie met ons kunnen delen.

Onze website maakt gebruik van cookies en/of andere gelijkaardige technologieën. Deze cookies helpen ons om u een aangename surfervaring op onze website te bieden en zijn ook nuttig om onze website te verbeteren. Voor gedetailleerde informatie over de cookies die we gebruiken en de doeleinden waarvoor we ze gebruiken, kunt u terecht in ons Cookiebeleid.

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van onze relaties met de betrokkenen. De persoonsgegevens die wij verwerken omvatten onder meer:

• Persoonlijke identificatiegegevens (bv. naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en dienst van de contactpersoon bij onze klanten en leveranciers) voor het beheer van onze contracten (bv. beheer van bestellingen, levering, uitvoering van de dienstverlening of levering van het goed, facturen en betalingen), om u diensten te verlenen die zijn omschreven in het kader van een met u gesloten contract, of om tevredenheidsonderzoeken uit te voeren;
• Technische gegevens (waaronder het IP-adres dat wordt gebruikt om uw computer met het internet te verbinden, het type en de versie van de browser, de tijdzone, het type en de versie van de browserplug-in, het besturingssysteem en het platform, de gebruikersnaam van uw apparaat) tijdens uw bezoek aan onze website voor het toepassen van onze IT-ondersteuning en het detecteren en voorkomen van fraude en beveiligingsinbreuken;
• Professionele identificatiegegevens (professionele functie, professioneel adres enz.), voor het beheer van onze relaties met onze leveranciers en om te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit contracten tussen u en ons en om u de informatie en diensten te verstrekken die u van ons vraagt;
• Gegevens met betrekking tot uw gebruik van onze website (de bezochte pagina’s, links waarop u geklikt hebt, de tijd die u op een pagina hebt doorgebracht enz.), op geaggregeerde wijze verwerkt en enkel met het doel de gebruikerservaring op onze website te verbeteren en ervoor te zorgen dat de inhoud op de meest efficiënte manier wordt weergegeven voor u en uw computer/apparaat;
• Professionele identificatiegegevens (bijvoorbeeld naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer) in het kader van het beheer van de relaties met de stakeholders in het ontwikkelings- en engineeringproces van het Elia-net (hoofddoel);
• Gegevens van professionele aard (bv. professionele verantwoordelijkheden, naam, werkplaats) en gevoelige gegevens voor specifieke functies binnen Elia en binnen het kader voorzien door de wet en haar uitvoeringsbesluiten betreffende veiligheidsonderzoeken met het doel uw kandidatuur te onderzoeken en te evalueren wanneer u via onze website of een site van derden (bv. LinkedIn) solliciteert;
• Gewone gegevens (bijvoorbeeld uw naam, voornaam en e-mailadres) om contact met u op te nemen voor direct-marketingdoeleinden, in voorkomend geval met uw toestemming, om u uit te nodigen voor evenementen, om u geschikte, gepersonaliseerde marketingcontent aan te bieden die u kan interesseren, evenals interacties bij ontvangst van marketingcontent of informatiebrieven die zichtbaar zijn voor de afzender;
• Algemene informatie over u op basis van de berichten die u plaatst op websites van derden, of commentaren/berichten, of wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, post, telefoon of een ander communicatiekanaal, ook in het kader van het beheer van de stakeholders, bijvoorbeeld om al uw vragen/verzoeken te beantwoorden;
• Bankgegevens (bankrekeningnummers …), voor het beheer van de facturatie;
• Video-opnames (beelden) die u aanbelangen, uitsluitend verwerkt voor de bewaking van onze gebouwen met bewakingscamera’s (CCTV) en voor zover toegestaan door de toepasselijke wet;
• Gegevens die we uit andere bronnen ontvangen; en
• Persoonsgegevens betreffende het aandeelhouderschap van de aandeelhouders van Elia, houders van andere effecten van Elia, investeerders en hun eventuele volmachthouders en vertegenwoordigers, zoals:
  
  • contactgegevens (bijv. naam, adres, e-mail, telefoonnummer);
  • identificatiegegevens (bv. ID-nummer of kopie van ID-kaart);
  • financiële informatie (bijv. bankrekeningnummer, bankidentificatie);
  • alle informatie met betrekking tot de deelnemingen en de aan de deelnemingen verbonden rechten (bv. stemrechten en steminstructies, bedrag en soort van de aandelen of andere effecten, voorkeurrecht of andere rechten die van tijd tot tijd aan de aandelen verbonden kunnen zijn);
  • indien een volmachthouder is aangesteld, informatie over wie u vertegenwoordigt of door wie u wordt vertegenwoordigd (voor zover van toepassing);
  • informatie over de wijze waarop stemmen kunnen worden verwerkt (bv. stemmen op afstand; gebruik van stemapparatuur; wijze waarop de stemmen worden geteld);
  • vragen of opmerkingen die ter gelegenheid van een algemene vergadering worden gesteld; en
  • de opname van het beeld en/of de stem tijdens een algemene vergadering of tijdens officiële of niet-officiële evenementen.
    
    De persoonsgegevens betreffende het aandeelhouderschap van de aandeelhouders van Elia, houders van andere effecten van Elia, investeerders en hun eventuele volmachthouders en vertegenwoordigers, zoals hierboven vermeld, worden verwerkt om (i) de vergaderingen van de aandeelhouders of houders van andere effecten van Elia voor te bereiden en te beheren, (ii) kapitaalverhogingen of andere financiële verrichtingen voor te bereiden en te beheren, (iii) het aandeelhoudersregister te beheren, (iv) analyses te maken van de structuur en de samenstelling van het aandeelhouderschap (bijvoorbeeld geografische spreiding of naar soort aandelen), (v) te antwoorden op vragen of verzoeken van aandeelhouders of houders van andere effecten, en (vi) dividenden en andere uitkeringen uit te keren.

Wij kunnen ook bepaalde bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een wettelijk recht; om herstructureringsoperaties van ondernemingen uit te voeren; voor interne en externe audits; voor het beheer van geschillen met klanten, leveranciers en andere betrokkenen; en in het algemeen om onze contractuele en/of wettelijke verplichtingen na te komen.

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden:

Indien de verwerking noodzakelijk is om onze rechtmatige belangen te behartigen, ervan uitgaande dat deze belangen niet zwaarder doorwegen dan uw fundamentele rechten en vrijheden. We gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om uw voorkeuren te kennen om onze diensten beter te personaliseren, om tevredenheidsonderzoeken uit te voeren, om fraude te voorkomen en onze website te beveiligen;

• Indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten, bv. contactgegevens in een leveranciersovereenkomst of een gereguleerd contract (bv. aansluitingscontract);
• Indien de verwerking noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting of reglementaire vereiste waaraan wij onderworpen zijn (bijvoorbeeld inzake facturatie, fiscaliteit enz.); of
• Als u hiermee hebt ingestemd. Als u bijvoorbeeld voorafgaandelijk uw formele toestemming voor de verwerking hebt gegeven, kunnen we uw e-mailadres gebruiken om u marketingcommunicatie toe te sturen.
  
  Bovendien, verwerken wij de persoonsgegevens met betrekking tot het aandeelhouderschap van de aandeelhouders van Elia, van de houders van andere effecten van Elia, van de investeerders en van hun eventuele volmachthouders en vertegenwoordigers, op basis van de volgende rechtsgrondslagen:
  
  • het is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen;
  • het is in ons gerechtvaardigd belang om dit te doen, bijvoorbeeld om de algemene vergadering toegankelijker te maken voor onze aandeelhouders en houders van andere Elia-effecten (indien van toepassing) en om een adequate veiligheid of orde te kunnen waarborgen tijdens de algemene vergadering; of
  • op basis van uw toestemming wanneer, bijvoorbeeld, uw beeld of stem wordt opgenomen.

Elia onderwerpt de betrokken personen niet aan beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op een geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor hen heeft of die hen op een soortgelijke manier aanzienlijk treffen.

Mogelijke gevolgen van het niet verstrekken van uw gegevens zijn dat wij onze contractuele verplichtingen niet kunnen nakomen of één of meer verplichtingen volgens de toepasselijke wetgeving schenden (bv. boekhoudkundige, fiscale of financiële wetgeving).

U geeft ons toestemming om uw persoonsgegevens te delen met bepaalde ontvangers, waaronder:

• onze verbonden/geassocieerde vennootschappen en andere entiteiten binnen de Elia groep;
• onze interne afdelingen indien en voor zover dat nodig is om bepaalde wettelijke verplichtingen na te komen of om onze rechtmatige belangen te beschermen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor interne administratieve doeleinden. Dit omvat de coördinatie van de dienstverlening aan onze partners, het centraal leveren van interne diensten enz.;
• onze handelspartners, waaronder onze leveranciers en stakeholders;
• overheidsinstanties (waaronder gerechtelijke overheden, politiediensten en regulatoren);
• banken en verzekeraars;
• onze professionele adviseurs (bv. advocaten, consultants);
• dienstverleners die verband houden met de aanwerving;
• onze IT-dienstverleners (bv. SAP);
• aanbieders van online betalingsdiensten;
• leveranciers van analyse- en zoekmachines die ons helpen om uw website te verbeteren en te optimaliseren (bv. Google);
• de hoven en rechtbanken van de rechterlijke orde in geval van een geschil waarbij u betrokken bent;
• de wetshandhavingsinstanties in geval van vaststelling of vermoeden van een overtreding waarbij u betrokken bent overeenkomstig of zoals vereist door de toepasselijke wet;
• overheidsinstanties die gemachtigd zijn om inzage te krijgen in uw gegevens of uw gegevens te verkrijgen overeenkomstig de toepasselijke wet;
• externe dienstverleners in het kader van het beheer van onze commerciële relatie met u (dit is bijvoorbeeld het geval voor bepaalde verzenddiensten van reclame of bij het voeren van onze enquêtes bij u);

Wij zullen uw persoonsgegevens ook bekendmaken aan derden:

• in geval van verkoop of aankoop van een bedrijf of activa, in welk geval wij uw persoonsgegevens kunnen doorgeven aan de verkoper of de potentiële koper van dat bedrijf of de desbetreffende activa;
• indien Elia of nagenoeg alle activa verworven zijn door een derde, in welk geval de gegevens die Elia over u bezit deel kunnen uitmaken van de overgedragen activa;
• indien wij verplicht zijn uw persoonsgegevens bekend te maken of te delen om ons te kwijten van een wettelijke verplichting of om de rechten, eigendom of veiligheid van Elia, onze klanten of derden te beschermen. In het geval van bijvoorbeeld een cyberincident kunnen we dan gegevens uitwisselen met de overheidsinstanties (waaronder gerechtelijke overheden, politiediensten en regulatoren);
• indien deze bekendmaking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van een van de in paragraaf 4 van dit beleid vermelde doeleinden.

Bij wijze van uitzondering kunnen wij uw persoonsgegevens overdragen naar een bestemming buiten de Europese Economische Ruimte (EER), indien nodig (i) om een van de in paragraaf 4 vermelde doeleinden te verwezenlijken en/of (ii) om uw persoonsgegevens bekend te maken aan een derde overeenkomstig paragraaf 6 van dit beleid.

Als we uw persoonsgegevens overdragen buiten de EER, zorgen we ervoor dat deze gegevens worden beschermd door passende beschermingsmaatregelen, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) de wetten van het land van bestemming inzake persoonsgegevens die een passend niveau van gegevensbescherming waarborgen, de door de Europese Commissie goedgekeurde clausules inzake gegevensbescherming, bindende bedrijfsregels of bijkomende maatregelen die een beschermingsniveau garanderen dat in wezen gelijkwaardig is aan dat van de Europese Unie (technische, organisatorische, juridische, … maatregelen).

Indien u meer informatie wenst over de overdracht van uw persoonsgegevens en/of de getroffen beschermingsmaatregelen kunt u per e-mail bij ons terecht op: privacy@elia.be.

Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat onze subcontractors uw gegevens verwerken in overeenstemming met de wetten inzake gegevensbescherming.

Zo zorgen we ervoor dat onze subcontractors zich er onder meer toe verbinden uw gegevens enkel te verwerken volgens onze instructies, geen andere subcontractor in te schakelen zonder onze toestemming, de gepaste technische en organisatorische maatregelen te nemen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, te garanderen dat de personen die gemachtigd zijn om inzage te krijgen in uw gegevens onderworpen zijn aan vertrouwelijkheidsverplichtingen, en ons bij te staan bij de opvolging van uw verzoeken betreffende de uitoefening van uw rechten met betrekking tot uw gegevens.

Afhankelijk van de wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u bewaren. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in artikel 1:

• Het recht om geïnformeerd te worden. U hebt het recht om op een duidelijke, transparante en begrijpelijke manier geïnformeerd te worden over de manier waarop wij uw gegevens gebruiken en over uw rechten. Daarom verstrekken wij u in dit beleid al deze informatie;
• Het recht op inzage. U hebt het recht om de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in te zien. Wij willen dat u op de hoogte bent van de persoonsgegevens die wij van u hebben en u in staat stellen om na te gaan of wij uw gegevens verwerken volgens de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming;
• Het recht op beperking van de verwerking. U hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om het verdere gebruik van uw persoonsgegevens te laten blokkeren of op te schorten. Wanneer de verwerking wordt beperkt, kunnen wij uw persoonsgegevens nog wel opslaan maar niet meer gebruiken;
• Het recht op rectificatie. Indien uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om rectificatie ervan te vragen;
• Het recht op gegevenswissing. U hebt het recht om uw gegevens uit onze systemen te laten wissen. Het recht op gegevenswissing (ook bekend als het “recht op vergetelheid”) is echter niet absoluut en is onderworpen aan bijzondere voorwaarden. Wij kunnen uw gegevens bewaren voor zover toegestaan door de toepasselijke wet, en in het bijzonder wanneer de verwerking noodzakelijk blijft om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Elia onderworpen is of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
• Het recht om een klacht in te dienen. U hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens beheren of verwerken bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsautoriteit (voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact(at)apd-gba.be, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/);
• Het recht om uw toestemming in te trekken. Als wij uw persoonsgegevens uitdrukkelijk op basis van uw toestemming verwerken, hebt u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Hiertoe behoort het recht om uw toestemming in te trekken voor ons gebruik van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing. U kunt hiervoor (1) de optie ‘uitschrijven’ selecteren indien beschikbaar, of (2) contact met ons opnemen;
• Het recht op overdraagbaarheid van gegevens. U hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat u ze voor uw eigen doeleinden kunt hergebruiken voor verschillende diensten. Als u bijvoorbeeld naar een andere dienstverlener wilt overstappen, kunt u uw persoonsgegevens eenvoudig en op een veilige manier overdragen aan deze nieuwe dienstverlener;
• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking, waaronder verwerking ten behoeve van direct marketing.

Gelieve echter te noteren dat we bepaalde informatie wellicht moeten bewaren, bijvoorbeeld voor juridische of administratieve doeleinden (bv. het voeren van de boekhouding).

Voor alle bovengenoemde verzoeken stuurt u ons een e-mail met “data privacy request” in de onderwerpregel en voegt u een kopie van uw identiteitskaart of een ander identiteitsbewijs (bv. uw rijbewijs) bij om te voorkomen dat onbevoegden uw persoonsgegevens kunnen inzien, wijzigen of verwijderen. Wij zullen zo snel als praktisch mogelijk gevolg geven aan uw verzoek. Als wij (na ontvangst van uw verzoek) meer dan één maand nodig hebben om gevolg te geven aan uw verzoek, brengen wij u hiervan op de hoogte.

We hebben op onze website een aantal beveiligingsvoorzieningen geïmplementeerd om ongeoorloofde verspreiding of raadpleging van de verzamelde en/of ontvangen gegevens te voorkomen. We hebben ons uiterste best gedaan om een veilige en betrouwbare website voor u te creëren, maar weet dat de vertrouwelijkheid van de communicatie of documenten die aan/door ons worden overgemaakt of die door een derde worden verzonden of ontvangen via onze website of per e-mail niet kan worden gegarandeerd. Wij zijn niet aansprakelijk voor de beveiliging van de gegevens die met behulp van deze methoden worden doorgegeven.

Alle informatie die u ons meedeelt wordt bewaard op beveiligde servers. Alle betalingstransacties worden versleuteld. Als wij u een wachtwoord hebben gegeven (of als u dat hebt ingesteld) waarmee u toegang krijgt tot bepaalde delen van onze website bent u verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van dit wachtwoord. Wij vragen u dit met niemand te delen.

We volgen de best practices in de sector om ervoor te zorgen dat gegevens niet onopzettelijk of onrechtmatig vernietigd, verloren, gewijzigd, ongeoorloofd openbaar gemaakt of ongeoorloofd toegankelijk gemaakt worden.

Wij zorgen ervoor dat uw gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Afhankelijk van de context en doeleinden van elke verwerking gebruikt Elia de volgende criteria om de bewaartermijn voor gegevens te bepalen:

• De einddatum van uw commerciële relatie met ons; • Het gevoelige karakter van de gegevens;
• Veiligheidsredenen (bijvoorbeeld de beveiliging van onze informatiesystemen);
• Een verband met een lopende of toekomstige gerechtelijke procedure, met inbegrip van verzoeken tot openbaarmaking geformuleerd door een rechtbank of een bevoegde autoriteit;
• De richtlijnen uitgevaardigd door de bevoegde autoriteiten (bv. de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming, de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit enz.);
• Onze contractuele rechten en verplichtingen in verband met de betrokken gegevens;
• De verjaringstermijnen krachtens de toepasselijke wetgeving;
• Ons gerechtvaardigd belang bij de verwerking wanneer we een afwegingstest hebben uitgevoerd;

Tenzij:

• de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is met betrekking tot een lopend of mogelijk geschil (bv. om een rechtsvordering in te stellen of te onderbouwen), in welk geval wij uw persoonsgegevens bewaren tot de afloop van dit geschil; en/of
• de bewaring noodzakelijk is om aan een wettelijke of reglementaire verplichting (bv. voor fiscale doeleinden) te voldoen, in welk geval wij uw persoonsgegevens bewaren zolang deze verplichting dit vereist.

Onze website kan hier en daar links bevatten naar websites en/of applicaties van onze partnernetwerken, adverteerders en gelieerde ondernemingen en omgekeerd.

Voor zover hyperlinks of publiciteitsbanners met hyperlinks worden gebruikt om toegang te krijgen tot websites en/of applicaties van derden moet u weten dat deze websites en/of applicaties van derden niet door ons worden gecontroleerd en hun eigen beleid inzake gegevensbescherming hanteren. Bijgevolg vallen zij niet onder dit beleid en zijn wij niet aansprakelijk voor deze beleidslijnen. Gelieve deze informatie te raadplegen alvorens gegevens door te geven aan deze websites en/of applicaties.

Elia behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd bij te werken. Alle wijzigingen die wij hierin in de toekomst aanbrengen, worden op deze pagina gepubliceerd en zo nodig per e-mail aan u bekendgemaakt. Controleer regelmatig om te zien of het privacybeleid gewijzigd of bijgewerkt is. Het feit dat u deze app blijft gebruiken nadat er wijzigingen in dit privacybeleid zijn gepubliceerd, geeft aan dat u deze wijzigingen aanvaardt.

In geval van tegenstrijdigheid of onverenigbaarheid tussen een bepaling van dit beleid en een bepaling van een ander beleid of een ander document van Elia met betrekking tot gegevensverwerking, prevaleert de bepaling van dit privacybeleid.

Dit privacybeleid werd voor het laatst geüpdatet op 31 maart 2022 (de gearchiveerde versies zijn beschikbaar op aanvraag door contact met ons op te nemen zoals beschreven in artikel 1 hierboven).